Por ano, a área de comércio exterior emite, em média, 7,8 mil toneladas de documentos em papel, preenchidos manualmente - o que equivale a 80 boeings 747 repletos de folhas impressas, que em algum momento terão como destino o cesto de lixo. Isso não significa apenas uma prática cara para o meio ambiente, mas também uma demora na qualidade do atendimento do agente de carga, com aberturas para erros, inconsistências e improdutividade na operação.
Muito se fala em minimizar custos, reduzir riscos e aumentar a produtividade no Comex; porém muitas empresas do setor ainda conservam uma visão tradicional sobre a emissão dos documentos, adiando melhorias que somente a transformação digital pode propiciar.
Ao pensar em maximização de resultados e otimização de performance, a iniciativa mais prática e simples é a adoção do AWB Eletrônico na exportação. A indústria de comércio precisa entender que a emissão manual de AWB (Air Waybill - documento que informa a posse da mercadoria, entre outras funções) sai caro para o bolso dos agentes de carga, já que seu custo fica entre 25 e 30 dólares por emissão. Além do valor em si, há uma perda significativa de produtividade, já que a equipe interna do agenciamento precisa digitar a informação várias vezes em sistemas diferentes.
Adotar o AWB eletrônico é importante por duas razões: a primeira delas é em termos de despesas propriamente ditas, porque ao enviar o AWB digital para as companhias aéreas, o custo é de apenas 2 a 3 dólares, bem diferente dos valores dos valores praticados ao emitir o documento físico. Com custos menores, ou o agente de carga aumenta suas margens ou consegue entregar para o cliente um preço mais competitivo.
A segunda vantagem se dá pelo aumento da produtividade interna, já que a empresa passa a contar com informações centralizadas em um único diretório, sem a necessidade de a equipe de customer success redigitar dados em vários sites de diferentes companhias aéreas. Além disso, uma vez que o AWB está digitalizado, o time consegue ter acesso às informações de forma mais dinâmica e intercambiar os status das mensagens com os operadores aéreos, sem a necessidade de consultar cada site.
Imagine que um agente de carga precisa monitorar 20 embarques, sendo que, destes, quatro estão em uma companhia aérea, quatro em outra e os outros 12 em uma terceira. Ele necessitará consultar três sites diferentes caso seu processo seja convencional, mas, se tivesse emitido o AWB eletrônico, teria todas as informações centralizadas em um único portal, com a possibilidade de trocar mensagens com as companhias aéreas por ali e solicitar os status do frete. É um excelente ganho de produtividade pela menção enxuta dos processos, que se reflete na dinâmica ágil da organização.
As práticas de sustentabilidade no comércio exterior brasileiro são pouco difundidas, e as empresas têm o desafio de mensurar, priorizar e implementar práticas sustentáveis em suas operações para garantir o retorno econômico e ambiental; entretanto, práticas sustentáveis representam economia real e prática no dia-dia das operações.
Sai muito mais barato investir em práticas sustentáveis porque elas promovem transformações na visão da empresa e em seus custos internos de forma surpreendente. Outro ponto positivo é que, ao deixar de imprimir, a empresa constrói "Brand Equity" e capital reputacional em uma economia, nos quais grandes clientes priorizam empresas com práticas de gestão ESG.
A atualização do comércio eletrônico neste quesito já tem alguns casos de sucesso interessantes na Europa e nos Estados Unidos; aos poucos, o movimento se populariza no Brasil, principalmente por causa das políticas da IATA (International Air Transport Association), que é uma das organizações que orientam o mercado em relação ao AWB eletrônico e às melhores práticas do setor.
Em relação ao futuro, a expectativa é que, em breve, os agentes de carga não hesitem em tomar uma decisão sobre a emissão de documentos eletrônicos, nem esperem obrigatoriedade da Receita Federal. Os agentes de carga já têm condições plenas de tomar essa decisão pensando na economia, no posicionamento da empresa, focadas em se tornarem eficientes, ágeis, dinâmicas e capazes de entregar o melhor serviço para o cliente com impacto positivo para os negócios e para o meio ambiente
Esse é o objetivo da transformação digital. Que ela se popularize com força no Comex em 2022.
* Gustavo Montes, atualmente, é o VP Sales & Customer Support Latam do Grupo Descartes Systems, líder global no fornecimento de soluções sob demanda de software como serviço - https://www.descartes.com/br/home-pt-br
